Kickoff

¡Por fin es viernes! 🍺🍺🍺Y como todos los viernes me voy al Bar Tolo a ver qué se cuentan Toñi y Paco.

La semana pasada estuvo movidita, sobre todo porque Paco tenía un cabreo de narices. Le habían convocado a una reunión donde le soltaron que iba a ser un “usuario clave” dentro de un proyecto estratégico para la compañía. ¿Cuál era el problema? Nadie le había explicado de qué iba el dichoso proyecto. Total, que durante los siguientes seis meses, además de su trabajo, iba a tener que hacer no sé cuantas cosas más.

Cuando le pregunté de qué iba la reunión, me lanzó una mirada de asesino en serie. Toñi, en cambio, se limitó a decir muy despacito y sin apenas mover los labios: "Le han metido en un Kickoff". 😱😱😱

La gestión de proyectos es un mundo lleno de artefactos 🏗️. Dependiendo de la metodología que uses, algunos serán más conocidos que otros. Uno de los más famosos es la Reunión de Lanzamiento de Proyecto o, como nos encanta llenarlo todo de anglicismos, el famoso Kickoff 🎉.

Según el Project Management Institute, este evento ocurre después de obtener la Aprobación Formal del Plan de Proyecto 📜. En teoría, es el gran momento en el que todas las partes clave (clientes, equipo, gerencia, patrocinadores) se alinean, revisan hitos, riesgos y el plan de comunicación, y todo el mundo sonríe optimista 😃.

Dicen que es el momento más feliz del proyecto. Después de eso... bueno, todo empieza a torcerse 😅. Pero, ¿por qué?

La clave está en lo que ocurre antes de esa reunión. Recuerden que el PMI dice que el Kickoff sucede después de la aprobación del Plan de Proyecto. Pero en la realidad:

Hay gente que llega al Kickoff sin saber que va a pasar los próximos meses trabajando en ese proyecto. Que se lo digan a Paco: ¡Sorpresa! 😳.
Otros no entienden ni papa de lo que se está diciendo, pero intuyen que les va a afectar 🤔.
Personas clave que no fueron invitadas y, semanas después, nos damos cuenta de que eran imprescindibles 🤦.

Y ojo, solo estoy hablando del factor humano. No me meto en Alcance, Coste o Tiempo, que eso da para otro post (y para unas cuantas canas) 😬.

Por eso, hay que entender que el Kickoff NO es el inicio del proyecto 🚦. Un proyecto empieza mucho antes y requiere trabajo previo para que esta reunión sea solo un formalismo. En mis años como Project Manager, siempre he hablado de "llevar el Kickoff cocinado", es decir, con todo alineado y sin sorpresas 🍳.

¿Y qué significa eso? Pues trabajar mucho de forma conjunta con el patrocinador y con el responsable del proyecto de la otra parte (cliente, departamento, consultora, lo que sea) en cosas como:

Definir bien los objetivos y el valor que se quiere lograr 🎯.
Revisar y acotar el alcance para evitar sustos 😱.
Acordar la metodología del proyecto, porque de eso dependen los meses siguientes 📅.
Definir entregables y cuándo se deben producir 📦.
Seleccionar y confirmar el equipo humano necesario 👥.
Construir una planificación con fechas clave ⏳.
Consensuar el modelo de gobierno del proyecto 🏛️.
Identificar riesgos desde el principio y definir cómo gestionarlos ⚠️.

¿Demasiado trabajo? Pues sí, pero creedme, es el mejor esfuerzo que se puede hacer antes de lanzar el proyecto. Evitará muchas crisis, incendios y noches sin dormir 🔥😵.

Y sobre todo, hará que la gente esté alineada desde el principio. Porque, si no, te pasará como con Paco, que de entusiasta del proyecto tiene lo que yo de astronauta. Si le hubiesen involucrado antes, sería un embajador perfecto en lugar de un alma en pena atrapada en un proyecto sorpresa.

¿Os suena? ¿Os han metido en proyectos sin previo aviso? ¿Os contaron vuestro rol antes, durante o semanas después del Kickoff?

Contadme, que quiero saber vuestras historias de terror. ✍️😁